Электронный документооборот

Электронное хранение документов сложно назвать инновационным решением, так как в последнее время все большее количество компаний, фирм и различных организаций выбирают максимально защищенный способ обмена данными. Причины, по которым электронный документооборот становится достаточно популярным, связаны не только с удобством, высоким уровнем защиты, но и с тенденциями сохранения окружающей среды. 

В результате владельцы компаний выбирают более экологический и юридически надежный вариант обмена, хранения и использования документов – электронный. В блоге СЕОТулс можно более детально ознакомиться со всеми аспектами и спецификой цифрового документооборота. 

Знакомство с понятием: что такое электронный документооборот 

Электронный документооборот или ЭДО – уникальный оптимизатор бизнес-процессов в любой из компаний или предприятий. В процессе такой оптимизации происходит перевод всей бумажной документации в электронный формат. 

Выбор в пользу электронного документооборота обусловлен необходимостью обеспечить стабильность, максимально высокую скорость обмена информацией между разными участниками.

Цифровой документооборот и цифровая подпись: особенности 

Разобравшись с базовыми понятиями, команда СЕО Тулс блог рекомендует обратить внимание на еще один важный элемент, без которого сложно представить цифровой документооборот – подпись. Ведь все бумажные версии документов имеют соответствующие печати и подписи, которые подтверждают их подлинность. В электронных версиях также задействуют специальные электронные цифровые подписи (ЭЦП), которые классифицируются следующим образом:

• УЭП (усовершенствованная подпись) – полученная в результате криптографического преобразования цифровой информации за счет применения дополнительных средств. 
• КЭП (квалифицированная подпись) – созданная с применением квалифицированного сертификата открытого ключа. Причем файл-ключ может быть предоставлен в разных форматах:.dat, jks или .zs2.Воспользовавшись подходящей ЭЦП, удастся наладить цифровой документооборот, так как появляется возможность применять упрощенный метод для подписания юридических бумаг.
  

  Преимущества электронного хранения документов 

  Среди основного списка неоспоримых преимуществ, которые дарит электронное хранение документов, команда SEO Tools выделяет следующие:

  • Существенная экономия всех ресурсов при печати и отправке бумаг. Речь идет про следующие ресурсы – человеческие, материальные и нематериальные.
  • Оптимальная скорость при обмене оригинальной версией документов.
  • Высокая степень безопасности, так как электронное хранение документов позволяет применять зашифрованную систему с применением ЭЦП, что повышает уровень защиты.
  • Высокая эффективность, как гарантия оптимизации применения всевозможных временных ресурсов. 
  • Мобильность – за счет хранения, создания документации в электронном формате намного удобнее и быстрее организовывать сделки, которые находятся в разных точках на карте мира.Кроме того, блог СЕОТулс делает особый акцент на правовую определенность, ведь статус таких документов подтвержден Директивами ЕС и национальным законодательством. Это означает, что использование, обмен электронными документами может осуществляться на законных основаниях.
    

    Создание и обмен электронными документами 

    Обмен электронными документами осуществляется исключительно в зашифрованном виде. Специально для этого команда SEO Tools подготовила список наиболее распространенных программ, которые чаще всего применяют для обмена: M.E.Doc, СОТА, FlyDoc, FREDO, API.ПТАХ. Представленные программы позволяют также применять и цифровые подписи.

    Таким образом, основные условия создания подобных документов весьма простые и понятные – наличие одной из программ и КЭП. Например, для подписания различных бумаг можно воспользоваться той подписью, которую ранее использовали для подтверждения налоговой отчетности. Блог СЕОТулс обращает внимание всех владельцев компаний, предприятий на тот факт, что юридическую силу и статус электронного документ получает автоматически после наложения КЭП. Все это важно знать и помнить при создании, обмене электронными документами, независимо от конкретной сферы деятельности компании.

    Управление электронными документами: основные этапы внедрения системы 

    Организовать грамотное управление электронными документами можно с применением стандартной схемы, о которой расскажут специалисты SEOTooLS. Различия могут быть несущественными и касаются сервисов, которые используются в каждом отдельно взятом случае.

    Для внедрения такой системы с целью выполнять управление электронными документами потребуется:

    1. Изучить текущее положение дел компании, фирмы, подготовив будущий план.
    2. Адаптировать новую систему с учетом реальных мощностей фирмы.
    3. Протестировать работу нового сервиса.
    4. Обучить персонал.
    5. Внести правки, доработки, которые могут понадобиться в ходе эксплуатации системы.

    В результате удастся запустить процедуру управления электронными документами, чтобы оптимизировать все бизнес-процессы.

    Причины автоматизации документооборота 

    СЕО Тулс блог делает акцент на том, что автоматизация документооборота считается крайне важной и полезной, когда следует воспользоваться упрощенным сценарием. В результате от сотрудников компании потребуется минимум действий и затрат.

    Основные причины, по которым необходима автоматизация документооборота: 

    • Возможность ускорить все рабочие процессы, которые связаны с использованием всевозможной документации в фирме. В результате сотрудники могут уделять время не рутине, а решению стратегически важных задач.
    • Экономия ресурсов. Автоматизация документооборота поможет сократить расходы на печать, обслуживание принтеров.
    • Цельное видение всех рабочих процессов. Сотрудники и руководство компаний, фирм получают возможность точно знать и понимать, кто и какие именно задачи выполняет. Ведь удастся видеть каждый из процессов целостно.

    Чтобы правильно спланировать и выбрать подходящие системы для будущей работы, рекомендуется изначально выписать конкретные цели, которых следует достичь.

    Популярные Workflow системы

    Workflow системы – это уникальная технология автоматизации всех бизнес-процессов. В процессе такой технологии происходит передача документации, конкретной информации для выполнения различных действий от одного участника ко второму. 

    Современные Workflow системы представлены в широком разнообразии: BPMSoft, Sunrise BPMS, ELMA 3.11, PayDox и многие другие. Пользователи могут выбрать, как с более ранних версий Workflow систем, так и отдать предпочтение актуальным новинкам. 

    Варианты размещения систем электронного документооборота (СЭД): облачные решения для документооборота

    Сегодня СЭД хранятся, используются в разных форматах. SEOTooLS отмечает два основных варианта:

    1. On-premise подход – вся документация находится на вычислительных ресурсах конкретной компании, фирмы.
    2. Облачные решения для документооборота, которые нуждаются в капитальных затратах.

    По этой причине все большее количество владельцев фирм выбирают именно облачные решения для документооборота, которые гарантируют оперативное подключение.

    Электронный документооборот в облаке: преимущества

    Выбирая облачные решения для документооборота своей фирмы, каждый руководитель отдает предпочтение схеме cloud-сервиса. Распространение таких систем осуществляется в формате Software-as-a-Service.

    СЕО Тулс блог отмечает основной список преимуществ, которых можно достичь, задействовав электронный документооборот в облаке:

    • Оперативный запуск без продолжительного ожидания.
    • Уменьшение расходов на IТ.
    • Понятная настройка, простая работа в будущем.
    • Операционные расходы вместо капитальных.

    Электронный документооборот в облаке сегодня весьма популярный, а потому все большее количество разработчиков IТ-продуктов готовы предложить собственные решения. Чтобы не ошибиться и сделать правильный выбор в пользу электронного документооборота в облаке, команда SEOTooLS предлагает внимательно изучить особенности каждого варианта.